發(fā)布時間： 2023-09-28 
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[前言]
迪森之所以在數(shù)字化轉型項目實施過程中備受企業(yè)夸贊，是因為迪森項目過程中都有專家們的保駕護航，為幫助企業(yè)在數(shù)字化轉型項目實施中收獲新知識，增長新能力，提高管理視野，減少項目誤區(qū)，我們特設「迪森專家專欄」，將會有一系列關于數(shù)字化轉型項目實施方面的文章分享給大家，敬請關注。
本文根據(jù)迪森首席財務專家楊勇清老師在SAP ERP領域中的24年豐富經驗，結合其在ERP項目實施中發(fā)現(xiàn)的普遍誤區(qū)發(fā)表相應的研究心得與建議，為您的SAP財務實施與交付保駕護航。
[問題描述]
SAP系統(tǒng)上線后第一個年度審計時，審計人員提出為什么財務憑證跳號、斷號？同時財務人員也很迷惑，SAP是最好的ERP軟件之一，為什么在財務憑證編號上出問題？什么原因？如何向審計解釋？在SAP系統(tǒng)中如何避免？
[問題分析]
① SAP憑證編號跳號是常見現(xiàn)象。
② 憑證編號跳號的原因是，SAP系統(tǒng)主要應用于大企業(yè)，支持業(yè)務并行處理，支持多個服務器并行處理；即：多個人員同時處理同一公司財務憑證。
例如 A、B、C 三名財務人員 分別對公司1000進行憑證記賬：
A 會計保存憑證時，預先取得憑證號 001，提交到 X 服務器處理；
B 會計保存憑證時，預先取得憑證號 002 ，提交到 Y 服務器處理；
C 會計保存憑證時，預先取得憑證號 003 ，提交到 Z 服務器處理；
由于服務器Y比率繁忙，或 B會計做的憑證 分錄明細較多，其中一條檢查失敗，未成功保存。
A、C 會計做的憑證 提交服務處理正常，憑證保存成功！
后續(xù)再做憑證處理時，則憑證號從004 開始編號，002憑證號則變成了空號。
③ 對于憑證編號管理，SAP系統(tǒng)中：不允許修改憑證編號、不允許刪除憑證編號：
- SAP軟件管理憑證號時(下圖A列)，還同時詳細記錄了錄入日期、時間、人員(下圖B列)，記錄了憑證來源(下圖C列)，且操作界面不能修改ABC三列數(shù)據(jù)；
- 這三列數(shù)據(jù)出現(xiàn)修改或刪除將直接導致 SAP系統(tǒng)各模塊、各功能之間數(shù)據(jù)不一致，導致系統(tǒng)自動記賬、成本結轉等功能計算出錯。
④ SAP軟件功能已經取得國家財政部的認可，大型國企（中石油、中石化、中國電網(wǎng)、中國電信、神華)等也是使用SAP軟件，也是同樣出現(xiàn)憑證跳號情況。
⑤ 另外，預制憑證保存后領取了分配的憑證號，后續(xù)將制憑證刪除，也導致憑證跳號。
⑥ 為什么國產軟件財務憑證不會出現(xiàn)跳號、斷號？
- 這里有一個誤區(qū)，沒有區(qū)分財務內部憑證號、外部憑證號。ERP軟件中，憑證編號需要區(qū)分內部憑證號(流水號，KEY值關鍵字)、外部憑證號(歸檔裝訂憑證號，非KEY值關鍵字)。外部憑證號(歸檔裝訂憑證號)是后續(xù)補充追加的，不是系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間連接關鍵字，可以在憑證生成后，補充或修改。
- 國產軟件也是如此，國產軟件主要顯示的是外部憑證號(歸檔裝訂憑證號)，內部憑證號不顯示。如果內部憑證號顯示，則有相同的問題。
- SAP軟件主要顯示的是內部憑證號(流水號，KEY值關鍵字)。如果一定要一個連續(xù)的、不跳號、斷號的外部憑證號(歸檔裝訂憑證號)，可以在打印時增加一個小程序補充生成。
[解決方法]
① 一般不用處理，做好說明和解釋即可。
② 如果審計一定要一個連續(xù)的財務憑證編號，如下處理增加一個憑證歸檔編號：
2.1 以采用SAP給的Official Document Numbering 方案處理。也就是：外掛程序，月結完成后另行運行程序給所有財務憑證生成連續(xù)編號，編號存儲在備選參考字段，如下圖，給另外寫了一個編號。
2.2 可以在財務憑證打印中增加邏輯，給當月憑證按“公司+年月+憑證類型”按憑證生成的自然日期先后順序處理：增加一個憑證歸檔編號。
③ 財務憑證打印時采購雙憑證號打印，同時打印外部憑證號(歸檔裝訂憑證號)、內部憑證號(流水號，KEY值關鍵字)，如下圖：
[其他問題]
另外，在SAP項目中，也有以下相關的問題：
① 財務憑證BAPI導入時導致的跳號：
1.1 財務憑證批量導入，通常調用函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_POST。
1.2 在正式過賬前，一般需要提供測試或檢查：
檢查方式一：
調用函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK
檢查方式二：
調用函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_POST + BAPI_TRANSACTION_ROLLBACK
1.3 通過回滾ROLLBACK方式測試或檢查時，系統(tǒng)分配了正式的憑證號，撤回時憑證號未釋放：
建議檢查使用：
函數(shù)BAPI_ACC_DOCUMENT_CHECK。
② 取消憑證號段緩存(不建議的方案)：事務碼 SNRO 將對象 RF_BELEG 改為無緩存。
這樣修改后，系統(tǒng)過賬時，只能串行處理，如果并行處理容易產生憑證重號導致不能保存，而使界面數(shù)據(jù)丟失。
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