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【新年禮物】知名甲方項目總監(jiān)分享ERP項目實施管理精華!
發(fā)布時間: 2016-02-15
瀏覽次數(shù): 1440

前言:

敲開項目管理的大門,讓我們了解到項目實施的新方法論、項目三邊關系要素、項目成功的關鍵點,以及怎樣理解用戶需求背后的邏輯,識別死循環(huán),找到現(xiàn)有流程的痛點,甚至包括項目中關鍵用戶的選擇標準、企業(yè)動員參與項目變革的方式,為什么一個好的項目需要PM全盤掌控協(xié)調(diào),PM在實際溝通及提高項目效率中的一些具體方式方法,項目成功上線后IT部門承擔什么樣的責任和角色,等等,這些分享包含了項目管理中的方方面面,為企業(yè)進行項目管理提供了諸多方法與案例,是項目實施中非常實用、不可缺少的管理思想。

 

讓我們對項目把控多了一些具體方法,對項目過程中的關鍵節(jié)點及銜接有了更多認識,有利于配合乙方及結合自身需求將企業(yè)架構、流程梳理地更加順暢。

 

1項目管理定義

 

項目管理是所有從事ERP或者信息化的人共同的話題。

 

PMP的三種解讀:

1、PM屁:跑龍?zhí)赘鞣N小事,給大家擦屁股的。

2、PM批:專家,對現(xiàn)狀進行審核、評論,給出新的方案,評判現(xiàn)狀、尋找方案的。

3、PM皮:個別企業(yè)需要解決表面文章的事,如人事調(diào)動等。

 

2最新實施方法論Activate

 

 

 

SAP新的實施方法論Activate相比較原來的ASAP(Accelerated SAP)更為豐富,著重討論項目干系人、項目溝通方法,對項目階段的切分更為合理化,能夠讓企業(yè)更加精準地把控項目實施。

 

3項目管理的首要任務

 

 

【項目管理三邊原理:目標、時間、成本】

PM在制定解決方案之前要首先明確項目的目標,挖掘企業(yè)的真正需求。

 

項目的目標按照性質(zhì)分為:定量目標、定性目標,定量目標容易定義,定性目標需要PM溝通與分析。

 

定量目標如,要實現(xiàn)某些轉(zhuǎn)型或者某些功能所要完成的,能夠以金額或效率等實際數(shù)據(jù)來衡量的目標,相對定性目標比較容易定義,作為PM應該重點揣摩定性目標。

 

定性目標是主導整個項目推進過程的,PM需要與項目組同事、乙方顧問、甲方關鍵用戶、老板等各方面人員溝通才能實現(xiàn)。

 

4項目關聯(lián)關系坐標——微笑曲線

 

 

微(V)笑曲線展現(xiàn)企業(yè)從產(chǎn)品戰(zhàn)略到最終交付的整個生命周期過程。

 

ERP的項目一般側(cè)重于原料采購、物流運輸、產(chǎn)品生產(chǎn)、外向物流,和部分產(chǎn)品銷售,這些都位于微笑曲線的中間部分,所以,如果在項目中碰到問題,不參照這樣的關聯(lián)關系坐標,而純粹為了解決中間環(huán)節(jié)的問題,很可能會導致前后兩端的不合理,甚至會延續(xù)到不同的相關項目之間的關聯(lián)關系,比如研發(fā)端的PLM和銷售端的CRM之間的關系。

 

5項目目標分解

 

 

【Boss+Target+Process=SAP】解讀:

 

找到項目中的大boss,問他要的目標是什么,跟這個目標相關的流程有哪些。

 

6項目成功的一些關鍵點

 

 

內(nèi)部訪談往往是項目成功的關鍵,我們要去做調(diào)研、訪談,這個過程必不可少。因為每個人都會有不同的想法,在這個過程中我們會看到更準確的情況,也會更理解老板為何要實現(xiàn)那樣的目標,所以各個模塊之間的沖突不可避免,關鍵在于溝通。

 

 

在項目的前期調(diào)研過程中,如果存在如上圖的死循環(huán),那往往就是問題的癥結所在,原因可能是某些概念被混淆,或者形成了流程內(nèi)嵌,或缺乏決策者、老板授權的程度不夠,等等。

 

7全新定義Key User

 

在ERP的實施過程當中,究竟什么樣的人才是Key User,有很多的不同的標準和說法。

 

 

第一個是K(Knowledge和Acknowledge),對所在的模塊有相應的知識技能,有相關業(yè)務領域的能力,能得到周邊人的認可,因為我們要通過他去推動項目的進程,需要他跟管理層去溝通。

 

 

第二個是E(Experience和Prestige),知識經(jīng)驗和對企業(yè)的忠誠度,關鍵用戶的穩(wěn)定也是PM要考慮的問題之一。

 

關于經(jīng)驗,在整個項目管理過程當中,關鍵用戶需要有解決問題、辨別風險的能力,所以經(jīng)驗很重要;關于對企業(yè)的忠誠度,是因為我們要保持項目過程的穩(wěn)定,甚至項目上線后關鍵用戶也要穩(wěn)定。一般來講,企業(yè)在這個時候也會跟員工進行溝通或談判,因為關鍵用戶的穩(wěn)定也是項目管理要考慮的因素之一。

 

 

第三個是Y,要有如蒲公英一樣運籌帷幄的統(tǒng)籌和歸納能力,能夠講清楚流程,能把當下業(yè)務細到具體操作都描繪清楚,還要有非常強烈的意愿!

 

8項目組織架構

 

 

【項目組織架構圖】

【第一圈】:Strategy Owner 老板;

【第二圈】:Process Owner 流程負責人;

【第三圈】:Module Owner 模塊負責人;

【第四圈】:Operation Owner 操作人員。

 

一般來講,第一圈的老板負責戰(zhàn)略制定,對于第二圈與第三圈的流程負責人或模塊負責人,每個公司的要求不一樣,有的公司按職能分,有的公司按流程分,一般來講我們的經(jīng)驗是,老板下面的第二層負責人選擇各大部門的總監(jiān),再下面一層Key User,選擇總監(jiān)下面的得力助手,不建議直接用總監(jiān)來作為Key User,因為它們的時間一般都不夠。所以,我們大部分會選擇總監(jiān)下面一級作為關鍵用戶。
 

9項目參與者的SAP解讀
 

 

【對項目參與人的SAP理解】

 

1、Strategy 老板(定戰(zhàn)略)

2、Manage 小老板(管理)→上下撬動的關鍵點

3、Operation 操作人(用戶)

 

中間管理層是上下撬動的關鍵點,因為他們最了解公司未來的戰(zhàn)略走向,同時他們也會把握下面操作執(zhí)行的方向。

 

10項目成員——PM的責任

 

 

PM縱向三層打通:老板、管理層、執(zhí)行人員,這種打通能力不能完全從書本上來,只能靠不斷的鍛煉和溝通、學習。

 

 

PM橫向三層打通:業(yè)務需求方、管理層、IT團隊(甲乙雙方共同組成的內(nèi)部顧問團隊)。

 

 

【PM的三件事情】

  • PM批:對現(xiàn)有流程進行批判,看問題出在哪里,為什么不合理。
  • PM皮:確定大方向,看上層整體方案。
  • PM屁:要經(jīng)常跟我們模塊負責人,跟乙方PM負責人,甲方領導一起混,聊天,掌握他們的動態(tài)。

 

11項目邊界確定

 

 

項目邊界如何確定?問三遍!精心設計提問環(huán)節(jié)!

  • 第一遍:調(diào)研階段問,結果一般是所有東西都要自動化
  • 第二遍:指定需求邊界或開發(fā)清單時問,結果可能會得出重點需求(撬動管理層)
  • 第三遍:確定方案時問,結果一般是死了的需求還會活過來
  • 這樣問的意義在于,有些問題會被反復討論,最終核心需求就會顯現(xiàn)。
  • 殺手锏:糾結的需求可以提議上線后再做,基本60%以上都不會再提。

 

12項目整合

 

 

怎么去做項目整合?我們用一個大家都比較熟悉的詞——CIO,進行詮釋:

 

  • 第一個是Communication:通過溝通實際了解項目進展狀況,多相信別人的報告。
  • 第二個是Integration:為了項目目標的整合,包括團隊、項目需求、流程等的整合;
  • 第三個是Optimization:優(yōu)化流程、結構、數(shù)據(jù)。

SAP(Strategy、Manage、Operation),與CIO(Communication、Integration、Optimization)的關聯(lián)關系:

  • Strategy與Communication:作為PM有這樣的責任跟老板主動溝通
  • Manage與Integeration:作為pm既要整合各模塊需求,也要整合模塊管理者之間的關系。
  • Operation與Optimization:操作的復雜與整體優(yōu)化的關系,站在全局的角度去看。

 

13項目驅(qū)動引擎——考核

 

 

項目過程中,能夠管理好項目目標、邊界,我們的項目就會持續(xù)往前走,但是如何能夠驅(qū)動那么多人把事情做好,一定要有好的考核方法。

 

項目驅(qū)動引擎——考核

  • 考核關鍵用戶,模塊負責人與關鍵用戶績效綁定,模塊負責人領導的績效決定PM的平均指標;
  • 項目前半段外部顧問考核關鍵用戶,項目后半段內(nèi)部顧問考核關鍵用戶和外部顧問;
  • 內(nèi)部PM建議給30%的指標調(diào)整權限,為了后續(xù)項目的管理。

 

14如何面對項目沖突

 

 

不論項目經(jīng)理怎樣三頭六臂上下打通,都會出現(xiàn)很多問題點,比如功能不能滿足,需求定的不對,牽扯到項目范圍變更的問題,其實這是必然存在的,沒有辦法避免,也不可能說我們預先能夠把所有問題都解決掉。項目的過程中在這些方面一定要保持清醒,適當?shù)臓幊?、適當?shù)臎_突其實是好的,做好心理準備。

 

利用沖突獲取平衡,安排好各個角色,讓唱黑臉的人把問題顯化,讓大家去討論,紅臉黑臉互相配合,充分挖掘顧問的潛力,挖掘用戶的需求。

 

利用沖突獲取平衡,安排好各個角色,PM要做的事情是找到合適的機會,讓唱黑臉的人把問題顯化,讓大家去討論,在這個過程當中,PM去找到平衡的點,與不同方面的人溝通,讓他們找到合適的解決方案。所以說利用鯰魚效應和團隊沖突,是獲得平衡的捷徑所在。

 

15項目實施的結束=持續(xù)運營的開始

 

 

上線之后的交接:

 

  • 第一個是由外部顧問把棒交給內(nèi)部顧問,通過考核的轉(zhuǎn)變?nèi)プ鲞^程的轉(zhuǎn)變。
  • 第二個是由IT轉(zhuǎn)到業(yè)務,系統(tǒng)上線以后,讓業(yè)務部門的負責人、關鍵用戶清楚這個項目他們才是負責人,他們才是這個系統(tǒng)的owner。

 

 

如何確保交接過程能夠順暢呢?

 

兩個建議:

  • 繼續(xù)集中辦公一段時間,確保日常業(yè)務持續(xù)運轉(zhuǎn)的同時,他們之間的溝通比較好。
  • IT人員站在主動幫用戶解決問題的角度,得到關鍵用戶的依賴。

 

以上內(nèi)容來自【迪森微課堂】第五期內(nèi)容分享,希望大家都能不斷充電不斷提高,在我們熱愛的SAP事業(yè)道路上持續(xù)加速前進!

 

 

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