前言:
通過對項目及項目管理的介紹分析,并對項目管理九大部分中項目范圍管理、溝通管理、人力資源管理三大部分進(jìn)行了詳細(xì)的介紹和分享。具體闡述了項目的需求和范圍、并運(yùn)用5W1H1R來分配和接受任務(wù),了解客戶真正的痛點(diǎn)和需求,通過換位思考來高效解決項目問題。在項目中保護(hù)自己,利用項目培養(yǎng)職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng),從而使自己及企業(yè)快速成長。
項目管理既是科學(xué)、又是一門藝術(shù),對于身處其中的你我,是一門永久的必修課和不斷的歷練。
根據(jù)美國項目管理委員會的定義,項目是為創(chuàng)建某一獨(dú)特產(chǎn)品、服務(wù)或成果而臨時進(jìn)行的一次性努力。通俗理解,即用有限的資源、有限的時間為特定客戶完成特定目標(biāo)的一次性工作。
資源:完成項目所需要的人、財、物;
時間:項目有明確的開始和結(jié)束時間;
客戶:提供資金、確定需求并擁有項目成果的組織或個人;
目標(biāo):滿足要求的產(chǎn)品和服務(wù),并且有時它們是不可見的。
通過以上定義可以看出,項目是有別于我們一些日常重復(fù)性工作的。
項目管理是采取各種知識、技能、工具和技術(shù)等手段應(yīng)用與項目各項目活動中,進(jìn)行有效管理以達(dá)到項目的要求。
特別要強(qiáng)調(diào)的是,項目管理是科學(xué),又是藝術(shù),因此,就決定了項目管理是有原則和方法的。同時,項目又需要許多軟技巧如溝通、協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)等綜合能力,以及情商進(jìn)行管理。
項目管理包含了項目整體管理、項目時間管理、項目范圍管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管理、項目采購管理等九大部分。
對于ERP項目的管理,也是涵蓋這九大部分的。對于項目中不同角色,涉及這九部分的內(nèi)容涉及的范圍和深度會有所不同。
以下,將從顧問及項目經(jīng)理涉及較多的項目范圍管理、溝通管理、人力資源管理等方面總結(jié)一些問題和經(jīng)驗分享給大家。
不少項目沒有很明確或規(guī)范的工作任務(wù)書或說明書(SOW),也沒有對項目目標(biāo)、范圍、交付品等作明確界定,以致項目實(shí)施過程中,風(fēng)險非常大。
對于項目經(jīng)理來說,一定要有明確規(guī)范的工作任務(wù)書或說明書,并讓項目組全體成員了解。
對于顧問來說,進(jìn)入項目的第一天,就要向你的組長或項目經(jīng)理了解這部分內(nèi)容,特別是你和你小組負(fù)責(zé)的部分。
在了解需求和范圍后,后續(xù)面臨的就是需求變更的問題。處理需求變更最好的辦法就是走需求變更流程,但前提是項目組成員要明確范圍和目標(biāo),并有需求變動意識,及時告知組長和項目經(jīng)理,并參與需求評估。
當(dāng)你是組長或項目經(jīng)理時,總覺得給團(tuán)隊成員任務(wù)分配的很清楚了,但完成情況總是與預(yù)期的要求差別很大,而如果你是項目成員,則總會覺得很委屈,你總會抱怨領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)初分配任務(wù)的時候沒說清楚啊。
以下介紹用5W1H1R的方式來分配和接受任務(wù),具體如下:
第一個W是WHY,了解任務(wù)背景、緣由及目的。
第二個W是WHAT,了解任務(wù)內(nèi)容,做什么。
第三個W是WHERE,了解任務(wù)執(zhí)行地點(diǎn)。
第四個W是WHEN,什么時間執(zhí)行?什么時間完成?
第五個W是WHO,由誰執(zhí)行,誰負(fù)責(zé)?
一個H是HOW,無論是分配任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)還是接受任務(wù)的成員,都有必要先共同確認(rèn)一下任務(wù)執(zhí)行的方式方法。
一個R是資源,項目成員在接受任務(wù)時,如需其它資源配合如其他成員協(xié)助、甚至項目經(jīng)理協(xié)助,都應(yīng)及時提出。
無論是作為領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)還是作為下屬接受任務(wù),合理運(yùn)用這5W1H1R的方式進(jìn)行任務(wù)明確,都會有事半功倍的效果。
客戶有時提出的需求是從自身固有角度提出的或者是經(jīng)過了一些加工轉(zhuǎn)換的需求,如果我們只是簡單聽取這些需求的話,那很可能是冰山一角,沒有真正發(fā)現(xiàn)客戶真正的痛點(diǎn)和需求。所以,我們對于客戶提出的需求,不能簡單順應(yīng),一定要多問問為什么?多了解客戶需求的本質(zhì),要把客戶加工后的需求還原,這樣才能找到客戶真正的痛點(diǎn)和需求。
職業(yè)素質(zhì)體現(xiàn)的是態(tài)度。主要從以下三方面來體現(xiàn):
首先,你的價值體現(xiàn)在哪?
作為顧問,提供專業(yè)服務(wù)的顧問,必須要給客戶帶來價值,必須時刻提醒自己為客戶帶來高績效。
其次,我關(guān)注的是責(zé)任感。
每個人有自己的職責(zé),就應(yīng)有相應(yīng)的責(zé)任感,只有責(zé)任感越強(qiáng),獨(dú)立性就越高,完美程度就越高。
再者,是服務(wù)意識。
如何把客戶服務(wù)好,提高客戶滿意度,懷著熱心、愛心和責(zé)任心,急客戶所想,站在客戶的角度解決客戶的痛點(diǎn)和問題,才能體現(xiàn)我們的職業(yè)素質(zhì)。
1、項目進(jìn)入系統(tǒng)測試、甚至上線準(zhǔn)備階段,客戶還在不斷提新需求或變動需求,以致項目在范圍、時間和成本等方面都超出預(yù)期。
2、顧問針對某一問題提出幾種解決方案,但客戶出于種種原因,不采納仍堅持其它方案。并且,后續(xù)按照客戶選擇的方案執(zhí)行出現(xiàn)了問題后,責(zé)任又被推到顧問,并要求彌補(bǔ)。
解決方式:
對于顧問來說,這些交付物具體分解下來都與每個顧問的具體工作有關(guān),例如每一個流程、一個具體的方案,甚至一次會議紀(jì)要等,都要有相應(yīng)的確認(rèn),并且,在實(shí)際項目工作中,通過郵件對一些事項進(jìn)行說明、確認(rèn)是比較不錯的一種方式??傊?,確認(rèn)、確認(rèn)、再確認(rèn)是在項目中保護(hù)自己的重要手段。
作為顧問來說,項目是能力提升的重要方式。無論參與哪一個項目,我們都要學(xué)會如何利用每一個項目進(jìn)行學(xué)習(xí),采取不同方式,通過直接經(jīng)驗和間接經(jīng)驗,挖掘每一個項目的學(xué)習(xí)點(diǎn)。
1、制定規(guī)劃和學(xué)習(xí)目標(biāo)、主動學(xué)習(xí)間接經(jīng)驗。
2、學(xué)會總結(jié),才能提升。
ERP項目很大程度上是與人溝通、獲取信任的工作,而換位思考是重要的手段和方式。
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